Besser ist es, wenn die Nachricht zu einem wichtigen Ereignis im Moment seines Geschehens automatisch an genau die Mitarbeiter kommuniziert wird, die die Information gerade benötigen. Das geschieht zum Beispiel über Monitore, damit direkt vor Ort Maßnahmen ergriffen werden können.
In wenigen Schritten setzen Unternehmen eine solche Echtzeit-Datenvisualisierung um. Einmal gelernt, können sie diesen Prozess zur Erstellung des Dashboards jederzeit eigenständig wiederholen. Ein erneutes Durchlaufen ist hauptsächlich aus zwei Gründen notwendig: 1. Veränderte Verfahren verlangen neue Informationen. 2. Nach einiger Zeit ergibt sich manchmal eine noch geeignetere Idee davon, welche Daten auf dem Dashboard ausgegeben werden sollen.
Idealerweise sind Fachabteilungen schnell in der Lage, ihre Dashboards selbst entsprechend anzupassen und weitere zu konzipieren, ohne sich Hilfe von einem externen oder internen Dritten zu holen. Veränderungen berühren die Netzwerkeinbindung dann nämlich nicht mehr, da alle Arbeiten ausschließlich auf der Software-Oberfläche der Visualisierungslösung stattfinden. Diese ist heute auch für Menschen intuitiv bedienbar, die nicht täglich mit ihr umgehen.
Ein Dashboard in drei Schritten
Ziele definieren sowie Daten und Adressaten auswählen
Die Erfahrung zeigt, dass schon in einem 2-Stunden-Workshop mit allen an diesem Prozess beteiligten Personen ein sehr gut funktionierendes Dashboard entwickelt werden kann. Neben den Netzwerk-Administratoren gehören dazu die Mitarbeiter, die später die Informationen vom Dashboard lesen und interpretieren, und natürlich die Fachabteilung selbst.Zunächst legt das Unternehmen fest, was es erreichen möchte. Nach der Definition der Ziele wird bestimmt, welche Informationen dazu genutzt werden sollen. Zwei Fragen helfen dabei:Welche Informationen beeinflussen einen Prozess auf welche Weise und welche Handlungen können aus der Information abgeleitet werden? Oft wissen Unternehmen bereits, was sie erreichen wollen und welche Daten sie dafür benötigen. Manchmal gibt es darüber hinaus Optimierungspotenziale, die sie zu Beginn des Projektes noch nicht berücksichtigen.
Zuletzt definieren die Workshop-Teilnehmer, welche Personen welche Daten erhalten sollen. Die Fülle der zur Verfügung stehenden Daten verleitet manchmal dazu, zu viel in eine einzige Visualisierung packen zu wollen. Überflüssige Informationen verhindern das schnelle Erfassen der wirklich wichtigen, da sie ein Dashboard schnell unübersichtlich machen. Sich regelmäßig an die Frage zu erinnern, was die jeweilige Information zum Erreichen des Zieles beiträgt, hilft dabei, sich zu fokussieren.
Lösung auswählen und Daten bereinigen
Die auszuwählende Lösung soll alle Ziele erreichen und dabei die IT-Ressourcen schonen. Dazu gehört, dass sie keine externen Server verlangt und Sicherheitsanforderungen erfüllt, etwa indem sie die Daten nur zwischenspeichert und die Kommunikation verschlüsselt. Diese soll außerdem ausschließlich innerhalb des Netzwerks stattfinden, sodass keine Daten nach außen gelangen. Weiterhin ist es wichtig, dass sich die Kommunikation zwischen der Visualisierungslösung und dem Netzwerk auf die Daten beschränkt, die explizit dafür freigegeben wurden.
IT-Infrastrukturen, oft über Jahre gewachsen, aggregieren Daten aus einer immer größer werdenden Zahl von Quellen. Diese reichen von Excel-Listen über Maschinensteuerung, Sensoren oder Niedrigvolt-Signale bis hin zu MES, Produktionsleitsystemen oder SAP. Entsprechend unterschiedlich sind die Daten, die die Systeme für diverse Statusmeldungen generieren. Um sie später intelligent darstellen zu können, bereinigt man sie und bringt sie in eine gemeinsame Logik.
Ein Lösungsanbieter für Datenvisualisierung arbeitet mit den internen IT-Spezialisten zusammen: Diese wissen, wo sich die benötigten Daten befinden und wie die entsprechende Fehlermeldung aussieht, denn jedes System bildet Meldungen anders ab. Ist der Fehlercode bekannt, wird er bereinigt. Das heißt, er wird so umgeschrieben oder von unnötigen Informationen befreit, dass die Visualisierungslösung ihn erkennen und verarbeiten kann.
Visualisierung gestalten und Lösung implementieren
Die gesammelten Ideen sollen schließlich in einem Dashboard realisiert werden, wie es die Abbildung unten zeigt. Ein Blick auf die Farben und Beschreibungen genügt, um den Status jedes Auftrages sowie alle anderen Informationen eindeutig zu erkennen: Abgebildet werden standortspezifische Informationen, die relevant für die Steuerung der Arbeitsprozesse sind: Etwa Geräteausfälle und avisierte Reparaturzeitfenster oder Eilhinweise, wenn es eine Änderung im Bearbeitungsprozess zu einem Auftrag gibt. Zudem werden allgemeine Informationen kommuniziert, zum Beispiel Besuchstermine von Auftraggebern oder anderen Externen.
Das Dashboard wurde mit Peakboard erstellt, einer aus Hard- und Software bestehenden Lösung. Die für die Visualisierung ausgewählten Datenströme fließen in der Hardware, der Peakboard Box, zusammen, die an einen Monitor angeschlossen wird. Die Integration in das Netzwerk des Unternehmens geschieht über WLAN oder ein Netzwerkkabel. Mit der zugehörigen Designsoftware können die Dashboards an jedem Rechner gestaltet werden. Die Umsetzung der abgebildeten Visualisierungsidee dauert oft nur wenige Stunden, sodass ein solches Projekt von der ersten Reflexion bis zum fertigen Design in einem Tag abgeschlossen werden kann.
Der hier geschilderte Prozess zur Dashboard-Erstellung lässt sich auf viele unterschiedliche Bereiche eines Unternehmens übertragen. In Frage kommen etwa Informationen zu Projekten in einzelnen Abteilungen, ein Welcome-Board am Empfang oder auch die Echtzeit-Information über unternehmensrelevante Daten im Controlling oder in der Geschäftsführung.
Zwischen Wunsch und Wirklichkeit von Echtzeit-Datenvisualisierung liegen in der Regel drei kleine Schritte in maximal zwei Tagen. Wer alle Beteiligten an einen Tisch holt, findet schnell ein von allen unterstütztes Dashboard. Nachträglich können Fachabteilungen es in Eigenregie auf neue Gegebenheiten anpassen oder für bestehende optimieren, ohne IT-Prozesse anzustoßen. Die interne IT-Infrastruktur reicht außerdem aus; eine externe, etwa in Form von Servern, ist nicht notwendig.
