Multiprojektmanagement-System

ams.Solution AG

System-Offenheit als Pluspunkt

Als großen Pluspunkt führt auch der Head of IT, Edin Alibasic, die Offenheit des Systems an. Damit meint er einerseits die Möglichkeit der schnellen Anbindung von Drittsystemen und anderseits die administrationsfreundliche Datenbank, deren Aufbau und Logiken im Gegensatz zu SAP und anderen Systemen schnell verständlich seien. Dieser Aspekt habe sich insbesondere bei der Datenmigration des Artikelstamms mit 500.000 Artikeln und der ebenso vielen Stammstücklisten als sehr hilfreich erwiesen. Das intern vorhandene SQL-Wissen sei gewinnbringend mit dem der ams-Spezialisten zusammengebracht worden, sodass nicht nur die Datenübernahme erfolgreich gestaltet, sondern auch das Thema der Formulargestaltung frühzeitig angegangen werden konnte. 

Bereits in den ersten und zweiten Iterationstests sollte ein klares Bild hinsichtlich der Formulare entstehen, um aufwendige Nachtests zu vermeiden. Dadurch, dass sich der zuständige ams-Spezialist aufgrund seiner Erfahrung und seines Know-hows sehr gut in die Situation bei dem Mittelständler habe hineinversetzen können und eigenständig Vorschläge eingebracht habe, habe er Dimensionen eröffnet, auf die die Hansella-Vertreter selbst wohl nicht gekommen wären. „Das war deshalb bemerkenswert, weil wir nicht nur ein Konzept zum Abarbeiten vorgelegt bekamen, sondern weil jederzeit unsere individuelle Situation vorausblickend betrachtet wurde“, gibt sich Edin Alibasic nachhaltig beeindruckt. 

Die Fachkompetenz der ams-Berater zeigte sich auch bei der Erstellung leistungsfähiger Schnittstellen sowohl für eine externe Zeiterfassungs- als auch für eine CPQ-Software (Configure, Price, Quote), die bereits vor ams.erp eingeführt worden war. Mit ihr ist der Vertrieb in der Lage, ansprechende standardisierte Angebote zu erstellen. In der Folge werden sämtliche Änderungsversionen im Angebot über eine Schnittstelle ins ERP-System übertragen, wo über die dortigen Standardfunktionalitäten neben dem Vertriebstrichter auch die Erfolgsquote eingesehen werden können.  

Das Beispiel der Konfigurator-Software verdeutlicht, dass trotz der insgesamt neujustierten Prozesse an bestimmten Stellen nicht auf Bewährtes aus der Zeit der Konzernzugehörigkeit verzichtet werden sollte. So verhielt es sich auch im Lager- und Logistikbereich, der bei Bosch hochgradig automatisiert war. Es existierte in SAP schon länger eine Schnittstelle zu Kardex, die eine automatische Lagerplatzverwaltung ermöglichte. Die besondere Anforderung bei der ERP-Neuimplementierung bestand nun darin, diese Automatisierung ebenfalls zu gewährleisten. Und zwar derart, dass zusätzlich zu den Hochregalliften auch die Palettenregale über das Kardex-System mitverwaltet werden sollten. Dieses Vorhaben konnte realisiert werden. Als Resultat müssen die Mitarbeitenden keine passenden Lagerplätze mehr suchen, sondern bekommen vom System automatisch den jeweils geeignetsten Ort für das einzulagernde Material angezeigt. Beim Auslagern wiederum zeigt das System nicht nur an, welche Artikel in welcher Menge gebraucht werden, sondern gibt auch die optimierte Route zu den benötigten Materialien vor, um unnötige Wege in den weitläufigen Hallen zu vermeiden. Dabei folgt das System immer dem Prinzip des „First in/First out“, nach dem die Produkte, die zuerst eingelagert wurden, auch zuerst ausgelagert werden.

Auch eine automatische Streckenbuchung wurde integriert. Dies bedeutet, dass sich Bedarfe auswählen lassen, die gleichzeitig bedient werden sollen, wobei im Hintergrund der Wareneingang und die Entnahme auf die entsprechende Stückliste erfolgen. „Wir haben diesen Vorgang so weit automatisiert, dass wir einen Dienst kreiert haben, der alle im System hinterlegten Auslagerungsanforderungen zusammenfasst“, berichtet Fabian Kelleners, der seitens Hansella für die Erstellung der Kardex-Schnittstelle zuständig war. Über den erwähnten Dienst ist exakt nachvollziehbar, für welchen Auftrag oder welche Stückliste welches Material in welcher Menge benötigt wird. Es besteht zudem die Möglichkeit, das entsprechende Material termingesteuert auszulagern. Automatisierte Fehlteillisten informieren über etwaiges Mindermaterial. Sobald die Ware für eine bereits gestartete Baugruppe mit Mindermaterial eingeht, wird dieser Minderbedarf automatisch bedient.

Eine über eine Drittsoftware integrierte Stichprobeninventur erleichtert die Bestandserfassung der allein im Kardex-System eingelagerten 17.000 Materialien, während die Abwicklung der monatlich circa 1.500 Lagerbewegungen, die über die sechs Pater-Noster-Lifte laufen, dank der sogenannten Color-Pick-Funktionalität beschleunigt wird. Jedem Auftrag wird automatisch eine Farbe zugewiesen, die an jedem Lift über einen Touch Screen entsprechend angezeigt wird. Dadurch erkennen die Mitarbeitenden sofort, wo sie welches Teil entnehmen müssen. Diese besondere Art der Automatisierung hat sogar schon das Interesse eines global agierenden Logistikkonzerns auf sich gezogen, das prüft, seine Lagerprozesse in ähnlicher Form zu ergänzen.   

Bei Hansella und auch im Kontext der gesamten Rotzinger-Gruppe hat es einige Anpassungen an ams.erp gegeben. In diesem Rahmen tritt nun der gewünschte Effekt ein, von den Erfahrungen der Schwesterunternehmen profitieren zu können. Nachdem es anfänglich aufgrund der im Vergleich zu SAP völlig konträren Darstellung der Auftrags- und der Stammstücklisten einige programmiertechnische Herausforderungen zu bewältigen gab, steht als nächstes die Implementierung des PDM-Systems E-PDM von SolidWorks an, das bereits in Demaurex und in Waiblingen erfolgreich zum Einsatz kommt. Edin Alibasic lobt auch an dieser Stelle die Offenheit von ams.erp bezüglich der Integration von Drittsystemen und gesteht ein, dass bei einer früheren Einführung des PDM-Systems eine zwischenzeitlich erfolgte Anpassung hinsichtlich der Stücklisten nicht notwendig gewesen wäre.

Automatisierte Erstellung zusammenhängender Dokumente und Zertifikate

Eine Funktionalität, die von Beginn an für eine immense Zeitersparnis gegenüber zuvor sorgt, bietet das ams.Compendium, das die automatisierte Erstellung sowie den Versand zusammenhängender PDF- oder Word-Dokumente ermöglicht. Die umfangreichen Daten, Dokumentationen, Prüfzeugnisse und Bilder, die sich bei den Viersenern im Zuge ihrer langlaufenden Projekte ergeben, mussten früher aufwendig zusammengesucht werden, bevor sie an ein externes Redaktions-Tool zur Verarbeitung übergeben werden konnten. Heute ist der Prozess um ein Vielfaches einfacher, was Hansella speziell vor dem Hintergrund des Nachweises der Rückverfolgbarkeit und anderer im Lebensmittelbereich erforderlicher Zertifikate zugutekommt.

Zu jedem beliebigen Auftrag kann ein Compendium in verschiedenen Ausführungen erstellt werden: „Bei einem sogenannten 3.1-Auftrag beispielweise möchte der Kunde natürlich die entsprechenden Zertifikate hinsichtlich der Zusammensetzung der Materialien sehen. Zudem muss das Werkstoffprüfzeugnis eine gewisse Güte aufweisen“, sagt Fabian Kelleners. „Dazu leiten wir uns über das Compendium die gesamte Stücklistenstruktur heraus, wobei über Kennzeichnungen lediglich die 3.1-Teile angezeigt werden können. Im Compendium hängen wir dann alle Zertifikate an die jeweiligen Chargen an“, fährt der ERP-Experte fort. Damit sei der Arbeitsaufwand für das Durchkämmen der gesamten Stücklistenstruktur nach produktberührenden Teilen etwa, der ehemals mehrere Wochen dauern konnte, auf einen Bruchteil reduziert worden.

Rückblickend zeigt sich Edin Alibasic zufrieden mit dem Erreichten. Es sieht es als Element einer funktionierenden Partnerschaft an, aufeinander zuzugehen und gegenseitiges Verständnis für die jeweilige Sichtweise zu entwickeln: „Es war – wie immer – ein Geben und Nehmen. Wir mussten verstehen, wie ams.erp funktioniert und haben uns angepasst. Umgekehrt haben sich die Berater auch in unsere Richtung bewegt“, erinnert er sich. An bestimmten neuralgischen Punkten sei dies allerdings nicht passiert und die Consultants seien standhaft geblieben. Dafür hat der IT-Chef im Nachhinein volles Verständnis, denn wenn zu viel Energie in die Nachbildung der ehemaligen Prozesse geflossen wäre, wären nicht nur zusätzliche Kosten entstanden, sondern die neue Software wäre auch einiger ihrer grundlegenden Stärken beraubt worden.

In diesem Zusammenhang liefert Edin Alibasic ein konkretes Beispiel: Recht bald, nachdem die Prozesse im Anschluss an die anfängliche Findungsphase reibungslos liefen, sei aus dem Service die Rückmeldung gekommen, von der Ersatzteilbestellung bis zur -auslieferung deutlich schneller zu sein als zuvor. Der Grund dafür liegt in nach Aussage des IT-Verantwortlichen in den viel schlankeren Abläufen und den erheblichen reduzierten Schritten, die notwendig sind, um einen Ersatzteilauftrag komplett auszuliefern. Dabei spiele auch die Schnittstelle zu der Zollsoftware des ams-Partners Format eine Rolle: „Wir übergeben die Daten an Format, woraufhin sofort ein Frachtbrief generiert wird. Zusätzlich wird über das Compendium der Lieferschein mit allen benötigen Dokumenten erstellt.“ Die Zollanmeldung wird ebenfalls automatisch zur weiteren Bearbeitung an die zuständige Person weitergegeben. Dadurch seien viele neue Automatismen in diese wiederkehrenden Prozesse integriert worden, die es erlaubten, die Anlagenbetreiber serviceseitig schneller bedienen können. Für den IT-Chef ist ein guter und handlungsfähiger Service von extremer Wichtigkeit, da Maschinenstillstände schnell hohen finanziellen Schaden verursachen könnten.

Als Fazit zieht Edin Alibasic, dass es dank ams.erp gelungen sei, viele ehemals manuellen Prozesse zu ersetzen und die Transparenz unternehmensweit deutlich zu erhöhen. Infolgedessen gelang es, komplette Maschinenlinien schneller fertigzustellen und gezielter zu produzieren – unter anderem deshalb, weil Maschinenteile und Baugruppen parallel zueinander aufgebaut werden können. „Dies bedeutet, dass wir nicht mehr wie bisher immer nur schrittweise von vorn nach hinten produzieren müssen, sondern dass wir mit den ersten drei Montageschritten gleichzeitig starten können. Dadurch erhöht sich der Durchsatz.“

Ebenso trägt die Strategie der IT-Vereinheitlichung der Standorte erste Früchte. Als in einem neu bezogenen Gebäude in Demaurex Kardex-Lifte installiert wurden, entschieden die Westschweizer Verantwortlichen sehr schnell, sich den bei Hansella bereits existierenden hohen Automatisierungsgrad zunutze zu machen und die etablierten Standards übernehmen. Aufgrund der Modularität der Schnittstelle war ihre Implementierung unkompliziert.